Importieren Sie Ihr Excel-Coaching-Log

Überblick über den Importprozess

1. Sichern Sie Ihre Daten (empfohlen)
2. Wählen Sie Ihre XLSX-Datei aus (basierend auf der ICF-Vorlage)
3. Prüfen Sie importierte Klienten und Sitzungen und lösen Sie mögliche Probleme
4. Importieren Sie den Inhalt in die App (es wird nichts in Ihrer Datenbank gespeichert, bis Sie bestätigen, dass alles in Ordnung ist)

Der Import ist bewusst fehlertolerant und warnt Sie bei allem, was verdächtig wirkt. Während des Prüfschritts behalten Sie jederzeit die Kontrolle, und der gesamte Import läuft auf Ihrem Gerät ab, aus Datenschutz- und Vertraulichkeitsgründen.

Erforderliche Vorlage und Dateityp

• Verwenden Sie die offizielle ICF-Vorlage (ICF Coaching Log Template).
• Speichern Sie Ihr Excel-Log im Format .xlsx. .xls-Dateien werden nicht unterstützt.
• Der Import liest nur die Spalten A bis H, beginnend ab Zeile 3.

Spaltenzuordnung (A–H)

• A — Name des Klienten
• B — Kontaktinformationen
• C — Einzel / Gruppe
• D — Gruppengröße
• E — Startdatum
• F — Enddatum
• G — Bezahlte Stunden
• H — Pro-bono-Stunden

Namensanalyse (Spalte A)

Die App versucht, Vor- und Nachnamen sowie Firmennamen sicher zu interpretieren. Die besten Ergebnisse erhalten Sie mit einer konsistenten Formatierung.

Empfohlene Formate

• Vorname Nachname (empfohlen)
• Nachname, Vorname (mit Komma)
• Nachname / Vorname oder Nachname – Vorname (mit Leerzeichen um den Trenner)

Umgang mit Firmennamen

Die folgenden Muster werden als Firmenname behandelt:

• Name (Firma)
• Name – Firma / Name - Firma
• Name : Firma / Name ; Firma

Spitznamen

• Spitznamen in Anführungszeichen oder Klammern bleiben erhalten:
  • John "Jack" Smith
  • John (Jack) Smith

Namensbestandteile und mehrteilige Nachnamen

Namensbestandteile (Particles) werden als Teil des Nachnamens beibehalten (Beispiele):

• de, del, van, von, da, di, bin, al, la, le …

Beispiel: „Maria de la Cruz“ → Nachname: „de la Cruz“

Bitte vermeiden

• Mehrere Formate in derselben Datei mischen (z. B. Vorname Nachname und Nachname, Vorname).
• Kontaktinformationen im Namensfeld unterbringen.

Einzel / Gruppe (Spalte C)

Die App erkennt Einzel und Gruppe in mehreren Sprachen sowie gängige Kurzformen.

Beispiele, die funktionieren:

• Einzel: Individual, Ind, I, Individuel, Individuell, Individuale, Personal, 個人, 개인, индивидуальный, व्यक्तिगत …
• Gruppe: Group, Grp, G, Groupe, Gruppe, Gruppo, Grupo, 團體, グループ, 그룹, группа …

Best Practice: Verwenden Sie konsistente Werte (z. B. nur „Individual“ / „Group“).

Gruppengröße (Spalte D)

• Nur Zahlen (z. B. 2, 3, 10).
• Wenn Spalte C Gruppe ist, ist die Zahl erforderlich.
• Wenn Spalte C Einzel ist, nimmt die App bei leerem Feld 1 an.

Startdatum / Enddatum (Spalten E & F)

Der Import akzeptiert:

• Excel-formatierte Datumswerte
• ISO-Daten (2024-05-12)
• Gängige Formate (12/05/2024, 05/12/2024, 12.05.2024)
• Zweistellige Jahreszahlen werden relativ zum aktuellen Jahr interpretiert

Wenn nur ein Datum vorhanden ist, wird das andere Datum als identisch angenommen.

Warnungen werden angezeigt bei:

• Ungültigen Daten (z. B. 30. Februar)
• Zukünftigen Daten
• Daten, die mehr als 30 Jahre zurückliegen
• Enddatum vor Startdatum

Bezahlte / Pro-bono-Stunden (Spalten G & H)

Die App ist flexibel, aber zur Vermeidung von Mehrdeutigkeiten werden Minuten empfohlen.

Empfohlen (Minuten)

• 90 → 90 Minuten
• 45 → 45 Minuten

Ebenfalls akzeptiert

• 1:30 → 1 Stunde 30 Minuten
• 1h30 / 1h 30 / 1h30m
• 1.5 → 1,5 Stunden (90 Minuten)
• 45 min

Warnungen

• Mehrdeutige Formate wie 1,30 können interpretiert, aber markiert werden.
• Sehr hohe Dauerwerte werden markiert:

  • 10 Stunden für Sitzungen am selben Tag

  • 24 Stunden für Sitzungen über mehrere Tage

Was Fehler vs. Warnungen auslöst

Fehler (müssen vor dem Import behoben werden):

• Fehlender Klientenname

Warnungen (Import möglich, aber Prüfung empfohlen):

• Fehlende Kontaktinformationen
• Ungültige oder ungewöhnliche Daten
• Ungültige oder ungewöhnliche Minutenwerte
• Probleme mit der Gruppengröße
• Leere Sitzungszeile
• Mögliche Duplikate

Best-Practice-Checkliste

• Verwenden Sie die offizielle ICF-Vorlage und speichern Sie als .xlsx
• Nutzen Sie in Spalte A ein einheitliches Namensformat
• Verwenden Sie für Einzel/Gruppe nur eine Sprache
• Geben Sie für die Gruppengröße nur Zahlen an
• Nutzen Sie Excel-Datumsformatierung für Datumswerte
• Geben Sie Minuten für bezahlte/pro-bono Stunden ein