Importer votre journal de coaching Excel

Aperçu du processus d’import

1. Sauvegardez vos données (recommandé)
2. Sélectionnez votre fichier XLSX (basé sur le modèle ICF)
3. Passez en revue les clients et sessions importés, et résolvez les problèmes éventuels
4. Importez le contenu dans l’application (aucune donnée n’est enregistrée dans votre base de données tant que vous n’avez pas confirmé que tout est correct)

L’import est conçu pour être tolérant et vous avertira de tout élément qui semble suspect. Vous gardez toujours le contrôle pendant l’étape de vérification, et l’ensemble du processus d’import s’effectue sur votre appareil pour des raisons de confidentialité.

Modèle requis et type de fichier

• Utilisez le modèle officiel ICF (modèle de journal de coaching ICF).
• Enregistrez votre journal Excel au format .xlsx. Les fichiers .xls ne sont pas pris en charge.
• L’import lit uniquement les colonnes A à H, à partir de la ligne 3.

Correspondance des colonnes (A–H)

• A — Nom du client
• B — Coordonnées
• C — Individuel / Groupe
• D — Nombre de personnes dans le groupe
• E — Date de début
• F — Date de fin
• G — Heures payées
• H — Heures pro bono

Analyse du nom du client (colonne A)

L’application tente d’interpréter correctement les prénom/nom et les noms d’entreprise. Les meilleurs résultats proviennent d’un formatage cohérent.

Formats recommandés

• Prénom Nom (recommandé)
• Nom, Prénom (avec virgule)
• Nom / Prénom ou Nom – Prénom (avec des espaces autour du séparateur)

Gestion du nom d’entreprise

Les formats suivants sont considérés comme un nom d’entreprise :

• Nom (Entreprise)
• Nom – Entreprise / Nom - Entreprise
• Nom : Entreprise / Nom ; Entreprise

Surnoms

• Les surnoms entre guillemets ou entre parenthèses sont conservés :
  • John "Jack" Smith
  • John (Jack) Smith

Particules et noms composés

Les particules sont conservées comme partie du nom de famille (exemples) :

• de, del, van, von, da, di, bin, al, la, le …

Exemple : « Maria de la Cruz » → nom de famille : « de la Cruz »

À éviter

• Mélanger plusieurs formats dans le même fichier (par ex. Prénom Nom et Nom, Prénom).
• Inclure des coordonnées dans le champ du nom.

Individuel / Groupe (colonne C)

L’application reconnaît Individuel et Groupe dans plusieurs langues ainsi que des abréviations courantes.

Exemples acceptés :

• Individuel : Individual, Ind, I, Individuel, Individuell, Individuale, Personal, 個人, 개인, индивидуальный, व्यक्तिगत …
• Groupe : Group, Grp, G, Groupe, Gruppe, Gruppo, Grupo, 團體, グループ, 그룹, группа …

Bonne pratique : gardez des valeurs cohérentes (par ex. uniquement « Individual » / « Group »).

Nombre de personnes dans le groupe (colonne D)

• Uniquement des nombres (par ex. 2, 3, 10).
• Si la colonne C est Groupe, le nombre est obligatoire.
• Si la colonne C est Individuel, l’application suppose 1 si la cellule est vide.

Date de début / date de fin (colonnes E et F)

L’import accepte :

• Des dates au format Excel
• Des dates ISO (2024-05-12)
• Des formats courants (12/05/2024, 05/12/2024, 12.05.2024)
• Les années sur deux chiffres sont interprétées par rapport à l’année en cours

Si une seule date est renseignée, l’autre est considérée identique.

Des avertissements s’affichent pour :

• Dates invalides (par ex. 30 février)
• Dates futures
• Dates de plus de 30 ans dans le passé
• Date de fin antérieure à la date de début

Heures payées / pro bono (colonnes G et H)

L’application est flexible, mais pour éviter toute ambiguïté, il est recommandé d’indiquer des minutes.

Recommandé (minutes)

• 90 → 90 minutes
• 45 → 45 minutes

Aussi accepté

• 1:30 → 1 h 30
• 1h30 / 1h 30 / 1h30m
• 1.5 → 1,5 heure (90 minutes)
• 45 min

Avertissements

• Les formats ambigus comme 1,30 peuvent être interprétés, mais seront signalés.
• Les durées très élevées sont signalées :

  • 10 heures pour des sessions sur une même journée

  • 24 heures pour des sessions sur plusieurs jours

Ce qui produit des erreurs vs des avertissements

Erreurs (doivent être corrigées avant import) :

• Nom du client manquant

Avertissements (import possible, mais vérification recommandée) :

• Coordonnées manquantes
• Dates invalides ou inhabituelles
• Minutes invalides ou inhabituelles
• Problèmes de taille de groupe
• Ligne de session vide
• Doublons potentiels

Liste de bonnes pratiques

• Utilisez le modèle officiel ICF et enregistrez en .xlsx
• Gardez un format de nom cohérent dans la colonne A
• Utilisez une seule langue pour la colonne Individuel/Groupe
• Indiquez uniquement des nombres pour la taille du groupe
• Utilisez le format de date Excel pour les dates
• Saisissez des minutes pour les heures payées/pro bono