Maintenir un journal de coaching ICF fait partie du fait d’être « prêt pour l’ICF », que vous accumuliez des heures pour une accréditation ou que vous gardiez des dossiers propres pour un renouvellement. Un bon journal ne demande pas la perfection. Il demande de capturer les bons champs de manière cohérente, afin que vos totaux et votre documentation soient solides lorsque vous en avez besoin.
Ce qu’est un « journal de coaching ICF » (et ce que ce n’est pas)
Un journal de coaching ICF, c’est un registre de vos séances qui contient les informations nécessaires pour résumer votre expérience (client, dates, durée, type de séance, payé vs pro bono), dans un format cohérent et exploitable.
Ce n’est pas un journal de notes sensibles concernant vos clients. Gardez les informations confidentielles au strict minimum et stockez les notes détaillées dans un système sécurisé que vous contrôlez.
Deux façons de maintenir un journal de coaching ICF
Option A : Maintenir votre journal ICF dans Excel (manuel)
Beaucoup de coachs utilisent un fichier Excel pour suivre leurs séances. Le compromis est surtout opérationnel : on finit souvent par « rattraper » à la fin de la semaine, ce qui accroît les oublis et les erreurs.
Quand Excel peut convenir
- Votre volume est faible (peu de séances par semaine)
- Vous avez une discipline d’administration hebdomadaire
- Vous voulez un fichier unique que vous pouvez sauvegarder
Option B : Utiliser l’app mobile Coaching Log (friction minimale)
Si votre problème principal est la régularité, le correctif le plus simple est souvent un flux de saisie rapide. Avec Coaching Log, vous pouvez enregistrer une séance en quelques secondes, tenir à jour les totaux et exporter un fichier Excel au format attendu lorsque vous en avez besoin (Pro).
Quand l’app Coaching Log est un bon choix
- Vous préférez coacher plutôt que faire de l’administratif
- Vous voulez passer moins de 5 secondes pour enregistrer une séance
- Vous voulez un tableau de bord toujours à jour
Mieux encore : la version Standard de l’app Coaching Log est gratuite. Essayez-la dès maintenant.
Les champs minimum à saisir à chaque fois
Pour maintenir un journal de coaching ICF qui reste clair et utilisable dans la durée, saisissez systématiquement :
- Identifiant du client (nom ou code)
- Coordonnées (au minimum, selon votre méthode de suivi)
- Date de la séance
- Durée (en minutes)
- Individuel ou groupe
- Payé ou pro bono
- Date de début et date de fin (si votre format les utilise)
Une cadence simple pour rester à jour
Cette cadence évite la panique « dossier ICF » plus tard :
- Saisir dans les 24 heures (idéalement juste après la séance)
- Réconciliation hebdomadaire (10–15 min) : repérer les séances manquantes, corriger les durées, vérifier payé/pro bono
- Audit mensuel (15 min) : contrôler les totaux, les séances de groupe, la cohérence des identifiants clients
- Export et vérification trimestriels : produire un export propre et vérifier que tout « fait sens »
Si vous voulez éliminer le rattrapage du week-end, Coaching Log est conçu pour une saisie rapide après la séance et un tableau de bord toujours à jour.
Les pièges les plus fréquents (et comment les éviter)
- Noms de clients incohérents : choisissez un format unique (ou un code client) et tenez-vous-y.
- Confusion entre minutes et heures : choisissez une unité (les minutes sont souvent plus simples) et normalisez.
- Payé vs pro bono mal classé : définissez votre règle une fois, appliquez-la partout.
- Ambiguïté des séances de groupe : indiquez le type (individuel ou en groupe) et la taille du groupe.
- Saisie rétroactive : « de mémoire » augmente fortement le nombre d’erreurs. Saisissez immédiatement.
Liste de contrôle confidentialité (simple et sûre)
- Stockez votre journal en toute sécurité.
- Évitez toute information sensible dans le journal.
- Partagez uniquement ce qui est nécessaire, uniquement avec les personnes concernées et de façon minimale.
Marre des tableurs ? Essayez le chemin le plus simple
Si votre objectif est de maintenir un journal de coaching ICF sans frais administratifs, essayez Coaching Log. La version Standard est gratuite et l’approche est pensée pour rester à jour toute l’année, pas seulement à l’approche des échéances.
(iOS 15.6+)
(Android 11+)
FAQ
Est-ce que l’ICF exige un journal de coaching ?
L’ICF demande de documenter votre expérience de coaching de manière structurée. Un journal propre et cohérent facilite la compilation et la vérification de vos heures.
Quelle est la façon la plus simple de maintenir un journal de coaching ICF ?
La plus simple est celle que vous ferez régulièrement : soit une mise à jour Excel hebdomadaire, soit une saisie rapide après chaque séance via une app.
Quels champs doivent figurer dans un journal de coaching ICF ?
Au minimum : client, date, durée, individuel/groupe, payé/pro bono, et une cohérence d’identifiants clients.
À quelle fréquence dois-je mettre à jour mon journal ?
Idéalement après chaque séance. Au minimum : réconciliation hebdomadaire + audit mensuel.
Excel est-il acceptable ?
Oui, de nombreux coachs utilisent Excel. Le risque principal est la charge manuelle et les erreurs de rattrapage.
Puis-je exporter un fichier Excel depuis Coaching Log ?
Oui, l’export Excel (format ICF) est disponible dans la version Pro.
Puis-je importer mon fichier Excel existant dans l’app ?
Oui, l’import d’un fichier XLSX basé sur un format ICF est disponible dans la version Pro.
Mes données clients restent-elles privées ?
Coaching Log met l’accent sur un usage orienté confidentialité et sur des contrôles liés aux données. Pour les détails, référez-vous à la page produit.
Comment suivre ma progression vers ACC/PCC/MCC ?
Gardez votre journal à jour, puis comparez régulièrement vos totaux à vos objectifs (heures payées/pro bono, séances de groupe, etc.), au lieu d’attendre la fin.